Läsarnas berättelser om PRIO: 4

I en ledare om Försvarsmaktens ekonomistyrningsverktyg PRIO välkomnade jag läsarnas egna berättelser om problemen med PRIO. Här är det andra på Ledarbloggen. Här kommer inlägg 4:

Jag är plutonchef med totalt 30 anställda soldater och befäl under mig i PRIO.

Att godkänna semester för en anställd tar mig 1 minut och 12 sekunder – det är tre knapptryckningar ”godkänn”, ”bearbeta” och ”godkänn” igen. Systemet är så pass segt att det tar just 1 minut och 12 sekunder. I sommar har varje anställd ansökt om fyra veckors semester.

Det innebär 4 x 1,12 minuter. Ungefär 5 min totalt att godkänna en anställds semester. 5 minuter x 25 anställda blir ungefär två timmar som jag har lagt ned bara på att godkänna deras semester. Det går inte att automatisera heller – trots att alla ansökt om samma vecka.

”PRIO för ett effektivare försvar” – eller hur var det?

Alla anställda har fast arbetstid som ska planeras innan och det är såklart bra. Inom varje period har vi x antal 8 timmars och 12 timmars dagar. Ganska ofta har vi längre arbetspass när genomför dygn som Skyddsvakter och ibland men ändå ganska sällan övningsdygn. Att planera arbetstiden är inte speciellt svårt. Jag har ett totalvärde och sedan är det bara att sprida ut 8:orna, 12:orna o s v och se till att det blir samma som totalvärdet.

En vecka kan t ex vara 8,8,12,8 och 4 = 40 timmars arbetstvecka. I PRIO ska de anställda soldaternas scheman läggas in. Hade systemet varit smidigt hade man kunnat kopiera 8:orna, 12:orna o s v direkt in, men nej. Timmarna ska i stället skrivas in med kod där en 8:a har kod 0005, en 12:a  0042, 14 timmar 0271 osv. Det här ska göras för varje anställd inför varje månad. Sist satt jag sex timmar och programmerade in arbetstid för min pluton för en månad, dagen efter visade det sig att det blivit fel och bara halva plutonen fått rätt skiftesplanering så det vara bara börja om från hälften igen.

Att inhandla saker (till exempel städmateriel) ska numera göras i PRIO. Till att börja med ska det fyllas i en hiskelig massa data om konton o s v. Bara att skapa själva kundvagnen tar ca 15 min. Därefter ska kundvagnen godkännas i PRIO innan den går vidare för inköp.

Men det är inte nivån över mig (kompanichef) som ska godkänna köpet utan ytterligare en nivå. Således när jag behöver nya sopar och dammtrasor är det bataljonschefen som ska godkänna mina inköp.

En sak som faktiskt fungerar bra i PRIO är att beställa resor. Det är ganska smidigt. Problemet är bara att det är nivån ovanför mig som måste godkänna det. Innan gick det bra att ringa chefen om han/hon inte är på plats.

Nu krävs dock att de godkänner i PRIO vilket skapar problem om det är en akut resa – vilket faktiskt inträffar ofta.

Systemet lever också sitt eget lilla liv. För att mina tillägg på lönen ska bli godkända krävs att chefen ovanför mig godkänner den. Under våren spökade dock PRIO för oss och min kompanichef försvann som ”hatt” över mig.

Det innebar att jag varken fick några tillägg för OB, övningsdygn, traktamenten, övertid, kunde beställa resor eller göra något annat som krävde ett godkännande i PRIO. Vi felsökte och felsökte och pratade med helpdesk åtskilliga gånger. Sedan en dag efter fyra månader fungerade det igen – ingen visste varför inte ens helpdesk.

Och det händer rätt ofta att folk hamnar fel i PRIO – ingen vet varför. Kanske den mänskliga faktorn. Min ställföreträdande plutonchef har i princip hela våren varit organiserad i PRIO hos en pluton nere i södra Sverige fastän vi jobbar på ett förband i mellansverige. Jag har försökt få det ändrat flera gånger men inget har hänt.

Har fått ringa ned och be den plutonchefen godkänna resor m m säkert 9 gånger under våren.

Jag har jobbat mer än tio år i Försvarsmakten. Har varit på utlandstjänstgöring, tjänstgjort på olika förband inom både armén och flygvapnet i många olika och ibland ganska krävande befattningar. Jag är utan att skryta ganska erfaren och besitter stora kunskaper inom det område vi verkar i. Mitt plutonlag består till största del av officerare som anställts ganska nyligen. De behöver handledning men den tiden har jag inte längre.

Jag ska vara ett föredöme för både mina officerare och soldater bland annat genom att vara fysiskt vältränad – senast jag hade tre timmar fys på arbetstid minns jag inte. Jag har jättemycket att lära mina anställda genom den erfarenhet och kunskap jag har men det är tyvärr rätt sällan de ser mig ute med truppen eftersom tiden inte finns.

Och det är inte bara PRIO som spökar. Som plutonchef ska jag idag också rekrytera, anställningsintervjua, skicka in underlag för säkprövning, fylla i 7 olika blanketter för varje nyanställd och därefter sköta varje personalärende som uppstår på min pluton med allt från sjukanmälan till att godkänna arbetstid och resor.

Det är också jag som ska ha kontakt med Fortifikationsverket och se till att de anställda som vill bo på förbandet (om det finns ledig sängplats på logement vill säga) kan göra det. All personaladministration ligger i dag på plutonchefen.

Som plutonchef kunde jag för några år sedan lägga cirka en arbetsdag per vecka på planering, arbetstid och administration och fem dagar ute med truppen. Idag i den nya Försvarsmakten med PRIO är situationen den omvända. 4 dagar administrativ tid och i bästa fall en dag med truppen.

Och vi som plutonchefer behövs därute – för vem ska annars stå för erfarenheten, ”klokheten”, andan, verksamhetssäkerheten, vägen framåt då huvuddelen av befälslaget är nyanställda?